Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng tài sản là động sản

2. Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng tài
sản là động sản

2.1. Trình tự thực hiện

– Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại
tổ chức hành nghề công chứng;

– Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong
hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp
với quy định của pháp luật thì thụ lý hồ sơ công chứng, nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ thì hướng dẫn người yêu cầu
công chứng hoàn thiện hồ sơ.

Công chứng viên hướng
dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng
và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch;
giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch;

 Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ
sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có
dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của
người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả
cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề
nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu
cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

Trường hợp nội dung,
ý định giao kết hợp đồng là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo
đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng;

Trường hợp hợp đồng
được soạn thảo sẵn, Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu
trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức
xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp
luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để điều chỉnh.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không điều chỉnh thì công chứng viên có
quyền từ chối công chứng;

Người yêu cầu công
chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người
yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp
người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu
người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại
khoản 1 Điều 40 Luật công chứng để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào
từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Bước
3:
Người có
yêu cầu công chứng nộp phí, thù lao công chứng, chi phí khác (nếu có) theo quy
định, nhận kết quả công chứng

* Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực khi được công
chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

2.2. Cách thức thực hiện

– Thực hiện tại trụ
sở của tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

– Việc công chứng có
thể thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người
yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm
giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể
đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. 

2.3. Thành phần hồ sơ

Người
yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính
để đối chiếu. Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

– Phiếu yêu cầu công
chứng;

– Bản sao giấy tờ tuỳ
thân của các bên;

– Bản sao giấy chứng
nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật
quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền
sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

– Bản sao giấy tờ
khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, cụ
thể:

+ Giấy chứng nhận kết
hôn; văn bản cam kết tài sản riêng (nếu đã có vợ chồng mà vợ chồng có thỏa
thuận về tài sản trong thời kỳ hôn nhân); giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
(đối với trường hợp chưa kết hôn; trường hợp có đăng ký kết hôn nhưng đã ly
hôn, chưa có kết hôn mới hoặc trường hợp có đăng ký kết hôn nhưng vợ/chồng đã
chết, chưa kết hôn mới hoặc trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước
ngày 03/01/1987 và vẫn chung sống với nhau mà chưa đăng ký kết hôn).

+ Giấy tờ tùy thân
của người làm chứng trong trường hợp có nhân chứng.

+ Trường hợp ủy quyền
phải có văn bản ủy quyền hợp pháp.

+ Trường hợp là người
chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành
vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì phải có giấy
tờ chứng minh của người đại diện theo pháp luật hoặc giấy tờ chứng minh là
người giám hộ theo quy định của pháp luật. Việc chuyển quyền sở hữu tài sản của
người được giám hộ phải có sự đồng ý bằng văn bản của người giám sát việc giám
hộ.

+ Trường hợp một
trong các chủ sở hữu chung đã chết thì phải làm thủ tục thừa kế tài sản và xuất
trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu về tài sản (đối với tài sản mà pháp luật
quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng).

+ Trường hợp giao dịch
với tổ chức là pháp nhân thì phải bổ sung các loại giấy tờ sau:

. Bản sao Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư

. Quyết định bổ nhiệm
hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp
nhân);

. Văn bản ủy quyền
của người đứng đầu pháp nhân cho người đại diện pháp nhân được ký kết
hợp đồng, giao dịch (nếu có);

. Giấy tờ tùy thân
của người đại diện pháp nhân;

. Đối với tài sản
thuộc quyền sở hữu của pháp nhân thì phải có Điều lệ của pháp nhân. Trường hợp
Điều lệ của pháp nhân không quy định rõ thẩm quyền của người đứng đầu pháp nhân
thì phải có biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Nghị quyết của Hội đồng
thành viên (đối với loại hình công ty TNHH); biên bản họp Hội đồng quản trị,
biên bản họp hội đồng cổ đông, nghị quyết hội đồng cổ đông (đối với loại công
ty cổ phần)…, nội dung các văn bản này phải nếu rõ việc đồng ý thực hiện giao
dịch liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng và cử người đại diện ký kết hợp
đồng. Hoặc tương ứng với từng loại hợp đồng công chứng mà có các giầy tờ khác
có liên quan như: báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất,…

. Người đại diện theo
pháp luật của pháp nhân nếu không đến tổ chức hành nghề công chứng để ký
vào hợp đồng trước sự có mặt của công chứng viên thì người đó có thể ký trước
vào hợp đồng nhưng phải gửi văn bản đăng ký chữ ký mẫu, mẫu dấu tại tổ chức
hành nghề công chứng.

+ Trường hợp chứng
nhận việc chuyển quyền tài sản đã cầm cố, thế chấp, bảo lãnh tại các tổ chức
tín dụng thì thực hiện theo quy định tại Nghị định số 102/2017/NĐ-CP ngày
01/9/2017 của Chính phủ Về đăng ký biện pháp bảo đảm và các văn bản hướng
dẫn thi hành;

+ Việc chuyển quyền
sở hữu tài sản của Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp thì phải có văn
bản đồng ý của cơ quan chủ quản có thẩm quyền;

+ Việc chuyển quyền
sở hữu tài sản của Nhà nước tại các doanh nghiệp thì phải thực hiện theo Luật
Doanh nghiệp năm 2014 và Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 13/10/2015 của Chính
phủ Về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và sử dụng vốn, tài sản tại doanh
nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan;

+ Giấy tờ khác có
liên quan đên hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có

– Dự thảo hợp đồng
mua bán, tặng cho, góp vốn bằng tài sản là động sản (nếu có)

Bản sao nêu trên là
bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính
và không phải chứng thực.

2.4.
Thời hạn giải quyết:

– Vụ việc đơn giản
không quá 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

– Vụ việc phức tạp
cần phải tiến hành xác minh, phối hợp với các cơ quan có liên quan thì thời hạn
giải quyết không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.5.
Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng

2.6.
Cơ quan thực hiện TTHC: Tổ chức hành
nghề công chứng

2.7.
Kết quả thực hiện TTHC:  Văn bản công chứng

2.8.
Phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác:

a)
Phí công chứng: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày
11/11/2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng;
phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí
thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng
viên.

b) Thù lao công
chứng: Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015
của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi phí khác
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

c) Chi phí khác: Do
tổ chức hành nghề và người yêu cầu công chứng thỏa thuận (trên cơ sở tổ chức
hành nghề công chứng niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm
giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó).

2.9.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

2.10. Yêu cầu, điều kiện của
thủ tục hành chính

+ Đảm bảo đầy đủ các thành phần của hồ sơ

+ Quyền sở hữu, sử dụng không bị ngăn chặn
theo quy định của pháp luật

+ Trường hợp quyền sở hữu, sử dụng tài sản
chung thì việc định đoạt phải có sự thỏa thuận của tất cả các đồng sở hữu, sử
dụng là người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.

+ Người tham gia trong các hợp đồng, giao
dịch phải có năng lực hành vi dân sự

+ Đối với tài sản của người dưới 15 tuổi,
người mất năng lực hành vi dân sự, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự thì
khi tham gia giao dịch phải do người đại diện thực hiện hoặc do người chưa
thành niên thực hiện nhưng có sự đồng ý của người đại diện theo quy định pháp
luật đồng thời phải có văn bản cử người giám sát việc giám hộ, văn bản đồng ý
của người giám sát việc giám hộ, Quyết định của Tòa án tuyên bố một người bị
mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc Văn bản
cam kết của người đại diện theo quy định pháp luật thực hiện giao dịch nhằm đảm
bảo các nhu cầu thiết yếu của người được đại diện.    

+ Người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi tự
mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến
bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của
luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.

+Đối với các giấy tờ chứng minh quyền sở
hữu, sử dụng tài sản thể hiện số chứng minh nhân dân đã được cấp đổi thì phải
có giấy xác nhận của Công an nơi cấp chứng minh nhân dân hoặc đăng ký biến động
thay đổi số chứng minh nhân dân trước khi ký kết hợp đồng, giao dịch.

+ Các yêu cầu, điều kiện khác theo quy
định của pháp luật có liên quan.

2.11. Căn cứ pháp lý của thủ
tục

+ Bộ Luật Dân sự năm 2015

+ Luật Công chứng

+ Luật Hôn nhân và Gia đình

+ Luật Hộ tịch

+ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày
15/6/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công
chứng năm 2014.

+ Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày
11/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng
phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề
công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp
thẻ công chứng viên. (có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017).

+ Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày
19/8/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi
phí khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

+ Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và
các văn bản hướng dẫn thi hành